Que vous soyez entrepreneur, artisan ou chef d’entreprise, vous avez l’habitude de gérer, recevoir ou payer des factures. Qu’elles proviennent de vos clients ou soient destinées à vos fournisseurs, leur gestion fait partie intégrante de votre comptabilité journalière.
Au cœur d’un monde en pleine transition numérique, le secteur de la comptabilité n’échappe pas à la tendance : les factures se digitalisent et évoluent vers de nouveaux horizons. Fini le temps du calepin à feuille carbonne pour l’établissement de votre document de vente !
Pour faire le point sur ces évolutions, nous accueillons aujourd'hui Anaïs Badiou, Responsable communication chez Evoliz.
Faire des factures en bonne et due forme limite les impayés
La qualité. Tout commence par la qualité de vos documents commerciaux.
En prévention, c’est une arme de taille pour éviter les mauvais payeurs. En réponse à un impayé, une facture conforme est la condition sine qua none quand on souhaite faire appel à un tiers pour du recouvrement amiable ou judiciaire.
Vos factures doivent comporter toutes les mentions obligatoires imposées par l’Etat. Certaines sont connues et incontournables. D’autres sont davantage sujettes aux erreurs.
Nous attirons par exemple votre attention sur une confusion courante entre raison sociale et nom commercial :
- Le nom commercial est le nom connu du grand public, celui qui est lié à l’image de votre entreprise ;
- La raison sociale est le nom légal inscrit sur le registre national du commerce et des sociétés.
Conseil bonus : même s’il n’y a aucune obligation, nous vous invitons à indiquer vos coordonnées bancaires directement sur vos factures.
Et parce que chaque entrepreneur fait inéluctablement face à un impayé au cours de son exercice, conservez les documents et les échanges avec votre client. Vous en aurez besoin si vous faites appel à un tiers pour le recouvrement.
Facturer en règle aujourd’hui ne garantit pas d’être en règle demain
C’est là que le bât blesse. La facturation n’est pas un long fleuve tranquille. Il vous faudra surveiller de près les changements de courant pour être certain de rester en règle. Pas si simple quand on constate la multiplication des nouvelles obligations ces dernières années. Si vous ne vous sentez pas l’âme d’un juriste, vous pouvez aussi vous équiper d’un logiciel certifié, qui évoluera conjointement à la législation.
Une évolution récente : la mise en application de la loi anti-fraude à la TVA en 2018. Elle a bousculé le monde du logiciel de caisse mais aussi celui des logiciels de gestion. Elle a mis en lumière les 4 conditions techniques relatives à la conformité d’une facture :
- L’inaltérabilité : toute modification ou annulation de données est impossible. Par exemple, la rectification d’une facture doit être faite à l’aide d’un avoir.
- La sécurité : les données doivent être restituées à l'administration fiscale dans leur état initial. La preuve de sécurité peut provenir d’un chaînage des documents ou d’une signature du contenu.
- La conservation : les données doivent être conservées selon les mêmes règles d’inaltérabilité.
- L’archivage : l’historisation et l’archivage permettent de ne perdre aucune donnée en cas de changement de logiciel. La lisibilité de celles-ci doit être garantie pour permettre à l’Administration de les contrôler.
2019 : une nouvelle mention devient obligatoire sur les factures d'un montant total supérieur à 150€ : le numéro de TVA intracommunautaire de VOTRE client.
2020 : l’État décide de centraliser toutes les factures destinées à l’Administration publique. Pour cela, une plateforme dédiée est mise en place : la plateforme Chorus Pro.
On ne badine pas avec la TVA !
La TVA. Notre chère Taxe sur la Valeur Ajoutée est bel et bien la raison de tout ce remue-ménage sur la facturation. Et cocorico, c’est une invention française ! Créée en 1954 par Maurice Lauré, elle est sûrement l’une des inventions les plus exportées de notre histoire.
Rapidement, elle a fait ses preuves. Et elle s’est imposée à notre société.
La TVA est le premier impôt français en termes de rendement : 186 milliards d’euros en 2019, soit 45% des recettes fiscales de l’État* ! On comprend donc aisément la volonté de nos pouvoirs publics de chouchouter et surtout sécuriser cette taxe.
Pourtant, certains s'en affranchissent. Personne n’est dupe.
Le montant de l’écart de TVA ("VAT gap") est estimé, par la Cour des comptes et l’Insee, entre 10 et 20 milliards d’euros, soit 8% de son rendement brut en 2019**… 8% de fraude. 8% de recettes supplémentaires pour le gouvernement, la lutte a commencé.
Préparez-vous à de grands bouleversements à partir de 2023
Le plan d’attaque est déjà bien ficelé. La date de 2023 est actée.
2023 ou l’abandon total du format papier pour les factures B2B. Si votre entreprise est soumise à la TVA, toutes vos factures devront être électroniques et envoyées directement à l’Administration (cf : loi de finance 2020). Le déploiement de cette mesure ambitieuse devrait durer jusqu'en 2025.
Si les détails de la lutte ne sont pas encore tranchés, on s’inspire très largement de nos amis italiens qui ont déjà expérimenté un bout de ce futur à venir.
1,4 milliard d’euros : c’est la recette supplémentaire obtenue par l’Italie en seulement quelques mois (huit pour être exact !) avec la mise en place de la facturation électronique obligatoire. Le gouvernement italien a déployé une plateforme unique (dans le même principe que Chorus Pro en France) par laquelle toutes les factures doivent transiter.
En octobre 2020, notre Administration a donc confirmé que la stratégie privilégiée pour l’Hexagone sera une généralisation de Chorus Pro pour tout le B2B.
Le + non négligeable ? La plateforme Chorus Pro est déjà connectée avec beaucoup de logiciels de facturation. Et bien entendu avec Evoliz 😉
Mais notre gouvernement ne s’arrête pas là. La transmission de ces données, a priori en temps réel, permettra à l’Etat un meilleur pilotage de l’activité économique du pays ainsi qu’un pré-remplissage automatique de vos déclarations de TVA ! La promesse est ambitieuse et annonce un bouleversement dans l’organisation comptable de nos entreprises…
Affaire à suivre !
Pour en savoir plus, consultez le Rapport de la DGFIP “La TVA à l’ère du digital en France”.
* Loi n° 2018-1317 du 28 décembre 2018 dite "loi de finances pour 2019"
** Cour des comptes, La fraude aux prélèvements obligatoires, 2019
Qui est Evoliz ? Que faisons-nous ?
Evoliz est un logiciel de facturation et de gestion SaaS pensé à la fois pour les entrepreneurs et pour leur comptable. En offrant à nos clients la possibilité de gérer leurs ventes et leurs achats, de synchroniser leur banque et d'obtenir des statistiques (en temps réel) sur l'ensemble de leur activité, nous simplifions le quotidien des entrepreneurs pour leur faire kiffer la gestion.
Parfaite alliance de sécurité et capacité d'innovation, Evoliz est certifié loi anti-fraude à la TVA. Depuis 10 ans déjà, nous proposons une expertise 100% française puisque nous garantissons à nos clients d'héberger leurs données en France.
