Toute entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) doit tenir une comptabilité. Selon la catégorie juridique et les options fiscales retenues par l’entrepreneur pour sa structure, une comptabilité de trésorerie ou d’engagement doit être mise en place. La comptabilité peut être tenue par les entreprises elles-mêmes ou bien elle peut être confiée à un expert-comptable membre de l’Ordre des experts-comptables.
Par ailleurs, des solutions innovantes, telle que celle proposée par Azopio, mettent les technologies du numérique au service des entreprises et de leurs experts-comptables pour simplifier et automatiser la tenue comptable et leur permettre d’offrir un service moins onéreux et un pilotage en temps réel de la gestion quotidienne de l’entreprise.
Qu’est-ce que la comptabilité de trésorerie ?
La comptabilité de trésorerie consiste à tenir une comptabilité à partir des mouvements bancaires. Il suffit donc d’analyser les relevés/transactions bancaires reçus tous les mois sans oublier toutefois d’y joindre les pièces justificatives (factures clients, factures fournisseurs, facturettes, etc…).
Par ailleurs, la comptabilité de trésorerie est restreinte par le fisc aux entreprises dont le statut juridique est celui de l’entreprise individuelle et ayant opté pour la fiscalité suivante (selon sa catégorie comme expliqué ci-dessous) :
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Les BNC (Bénéfices Non Commerciaux) relevant du régime de la déclaration contrôlée, notamment pour les professions libérales.
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Les sociétés civiles assujettis à l’IR (Impôt sur le Revenu), notamment les SCI.
Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?
La comptabilité d'engagement est un mode d'enregistrement dans lequel les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont comptabilisés dès lors qu'ils sont acquis (recettes) ou engagés (dettes), et non plus à partir des mouvements bancaires. Ainsi, les recettes doivent être comptabilisées quand celles-ci sont juridiquement acquises et les dépenses quand celles-ci sont engagées, même si elles n’ont pas été payées.
Cette méthode, plus contraignante, qui impose entre autre l’établissement d’un rapprochement bancaire, permet néanmoins un suivi très précis des créances et des dettes d’une entreprise. Par ailleurs, la comptabilité d’engagement est obligatoire pour :
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Les sociétés commerciales (EURL, SASU, SARL, SAS, SA, etc…)
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Les associations et les comités d’entreprise dont les ressources dépassent 153 000 euros
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Les entreprises relevant du régime fiscal des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux)
En conclusion
Si votre société est une entreprise individuelle - BNC ou société civile, vous vous tournerez ainsi vers la comptabilité de trésorerie, et dans le reste de cas, c'est la comptabilité d'engagement qui sera votre allié !
Notez que votre e-commerce, qu’il soit tenu en comptabilité de trésorerie ou d’engagement, reste confronté à des problématiques communes. À l'heure actuelle, l'utilisation d’outils numériques, simples, intuitifs, et peu onéreux permettent d’automatiser des actions très chronophages:
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Centralisation des pièces comptables : factures clients, factures fournisseurs, facturettes arrivent de manière non homogène (papier, e-mail, site internet) mais doivent obligatoirement être conservées (de manière numérique ou au format papier). En effet, il est important de conserver la totalité des pièces comptables car elles permettront de justifier l’exactitude des documents comptables de synthèse (bilan compte et compte de résultat). En effet, en cas de non production de ces documents à l’administration fiscale les comptes pourraient être invalidés et conduire à des sanctions pénales allant jusqu’à 500 000 euros et 5 ans d'emprisonnement
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Automatisation de la récupération des flux bancaires et pièces comptables : l’association des factures et justificatifs avec sa transaction bancaire correspondante est grandement facilitée
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Dans le cas d’une comptabilité d’engagement : suivi de l’état de vos créances et de vos dettes en temps réel
La comptabilité, qu’elle soit gérée en interne ou en collaboration avec un cabinet d’expertise comptable devient enfin simple et accessible à tous !
